โรงเรียนจะเก็บรักษาหลักฐานงานคุ้มครองเด็กให้ปลอดภัยขึ้นได้อย่างไร?
โรงเรียนควรเก็บหลักฐานไว้ในระบบที่เชื่อมกับเคส ควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท และบันทึกประวัติการดำเนินงานเพื่อให้การทบทวนทำได้อย่างมีบริบท
เหตุผลที่บริบทของหลักฐานสำคัญ
หลักฐานที่แยกออกจากบันทึกเคสอาจทำให้ผู้ทบทวนไม่เห็นลำดับเหตุการณ์ ความรับผิดชอบ หรือเหตุผลของการตัดสินใจ
ประเภทหลักฐานที่พบบ่อย
หลักฐานอาจรวมถึงไฟล์แนบ รูปภาพ เอกสาร บันทึกเหตุการณ์ บันทึกการติดตามผล และข้อมูลประกอบจากเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
ขั้นตอนการทำงานที่ควบคุมได้ช่วยอะไร
ระบบที่ควบคุมได้ช่วยให้ทีมทราบว่าใครอัปโหลดหลักฐานเมื่อใด หลักฐานอยู่กับเคสใด และใครสามารถเข้าถึงได้
สิ่งที่ควรมองหา
- การอัปโหลดหลักฐานในเคสที่ถูกต้อง
- การกำหนดสิทธิ์ตามบทบาท
- ประวัติการตรวจสอบ
- การติดตามสถานะและการติดตามผล
- การแยกข้อมูลตามโรงเรียนหรือกลุ่มโรงเรียน
Child Protect เก็บรักษาหลักฐานอย่างไร
- เก็บแบบเข้ารหัสสำหรับไฟล์ ภาพ และข้อความ เชื่อมกับเคสที่เกี่ยวข้อง
- ตรวจสอบความถูกต้อง เพื่อแสดงได้ว่าไฟล์ไม่เปลี่ยนแปลงตั้งแต่อัปโหลด
- สแกนมัลแวร์ไฟล์ที่อัปโหลดก่อนจัดเก็บ
- ควบคุมการเข้าถึงด้วยเจ็ดบทบาทและการยืนยันตัวตนสองชั้น เฉพาะผู้ที่เหมาะสมจึงเปิดหลักฐานได้
- บันทึกการตรวจสอบของทุกการดู ดาวน์โหลด และเปลี่ยนแปลง
- การส่งออกที่ลงนามและไทม์ไลน์ PDF สำหรับแบ่งปันเคสเมื่อจำเป็น
- สำรองข้อมูลที่ทดสอบการกู้คืนแล้ว เพื่อไม่ให้หลักฐานสูญหาย
แนวปฏิบัติที่ใช้ได้จริงสำหรับโรงเรียน
เก็บรักษาก่อน แล้วแบ่งปันอย่างระมัดระวัง เก็บต้นฉบับ บันทึกว่าใครได้รับเมื่อใด หลีกเลี่ยงการส่งต่อสำเนาทางอีเมล และจัดทำชุดเอกสารส่งต่อแบบเปิดเผยเท่าที่จำเป็นเมื่อหน่วยงานต้องการ ดูการเก็บรักษาหลักฐานและความปลอดภัย
การเก็บหลักฐานที่ดีควรรักษาบริบทของเคส
หลักฐานในงานคุ้มครองเด็กอาจเป็นบันทึก ภาพหน้าจอ เอกสาร รายงาน รูปภาพ หรือข้อความที่เกี่ยวข้อง สิ่งสำคัญไม่ใช่เพียงการเก็บไฟล์ไว้ แต่ต้องรักษาความเชื่อมโยงกับเคส เหตุการณ์ เวลา ผู้รายงาน และการดำเนินการที่เกิดขึ้นหลังจากนั้น
เมื่อหลักฐานถูกเก็บแยกจากเคส ทีม safeguarding อาจต้องค้นหาจากหลายแหล่งและอาจพลาดบริบทสำคัญ การเก็บหลักฐานภายในระบบเคสช่วยให้การทบทวนและการส่งต่อมีความชัดเจนขึ้น และช่วยจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้อง
- ดูเพิ่มเติมที่ การจัดการหลักฐาน
- เกี่ยวข้องกับ ความปลอดภัยและหลักฐาน
- เปรียบเทียบกับ โฟลเดอร์แชร์
ขั้นตอนถัดไป
ตรวจสอบว่าหลักฐานของโรงเรียนคุณถูกเก็บรวมกับบันทึกเคส สิทธิ์การเข้าถึง และประวัติการทบทวนในที่เดียวหรือไม่